Výdavky na reprezentáciu patria medzi nedaňové výdavky (náklady).
Z hľadiska účtovania a uplatňovania daňových a nedaňových výdavkov (nákladov) musíme rozlišovať medzi výdavkami na reprezentáciu, výdavkami na reklamu, na reklamné predmety a osobitné postavenie má aj obchodná vzorka. Každé z vymenovaných výdavkov má iný vzťah k daňovej uznateľnosti, iný vzťah k daňovému základu, iné pravidlá uplatňovania.
V nasledujúcej časti sa budeme venovať výdavkom na reprezentáciu. Všeobecne ich môžeme charakterizovať ako výdavky, ktoré zvyšujú prestíž a imidž podnikateľského subjektu, ich cieľom je propagácia spoločnosti a budovanie vzťahov s obchodnými partnermi. Nie sú nevyhnutné na dosiahnutie, zabezpečenie alebo udržanie príjmov.
Medzi výdavky na reprezentáciu zaraďujeme hlavne:
- pohostenie – patria tu napr. pracovné obedy, večere s obchodnými partnermi, firemné oslavy a bankety, …
- občerstvenie – patrí tu napr. nákup kávy, alko aj nealko nápojov, čaju, ovocia a pod. na pracovné rokovania, …
- dary – napr. pri obchodných rokovaniach a firemných oslavách výdavky na vecné dary (výnimkou sú reklamné predmety), na kvety a i. , ale patria tu aj poskytnuté dary občianskym združeniam, nadáciám a pod.,
- výdavky spojené s návštevou a rokovaním obchodného partnera – napr. letenky, taxík, ubytovanie, ktoré platíme za obchodného partnera,
- reklamné predmety, ktorých hodnota prevyšuje 17 eur za jeden predmet.
Pre výdavky na reprezentáciu platí:
- patria medzi nedaňové výdavky (náklady),
- aj keď nie sú daňovými výdavkami, musia to byť výdavky vynaložené v súvislosti s obchodnými rokovaniami a reprezentáciou firmy,
- ak ich účtujeme v jednoduchom účtovníctve, patria do výdavkov neovplyvňujúcich základ dane,
- ak ich účtujeme v podvojnom účtovníctve, patria do nákladov, ktoré nie sú daňovo uznané a v konečnom dôsledku zvyšujú základ dane (účet 513, strana MD),
- v prípade platiteľa DPH, nemôže si uplatniť nárok na odpočet DPH z takéhoto výdavku.
V praxi nastávajú prípady, kedy v súvislosti s jednou firemnou akciou sa vynaložia viaceré druhy veľmi podobných výdavkov ale s rôznou daňovou uznateľnosťou. Napr. firemný banket s prítomnými obchodnými partnermi – výdavky (náklady):
- večera a nápoje – výdavok na reprezentáciu (daňovo neuznaný),
- prenájom sály – výdavok na reprezentáciu (daňovo neuznaný),
- hudba a moderátor – výdavok na reprezentáciu (daňovo neuznaný),
- reklamné stojany a pútače s reklamou firmy v sále – výdavok na reklamu (daňovo uznaný),
- kvetinová výzdoba v sále – výdavok na reprezentáciu (daňovo neuznaný),
- vecné dary s logom firmy, ktorých hodnota neprevyšuje 17 eur za jeden predmet (perá, kľúčenky, šiltovky, USB-kľúče, kalendáre, …) – výdavok na reklamné predmety (daňovo uznaný),
- vecné dary, ktorých hodnota prevyšuje 17 eur na jeden predmet (napr. kožené peňaženky) – výdavok na reprezentáciu (daňovo neuznaný),
- poskytnuté reklamné plagáty a katalógy – výdavok na reklamu (daňovo uznaný),
- poskytnuté vzorky a ochutnávky výrobkov – obchodné vzorky (daňovo uznané),
- ubytovanie pre obchodných partnerov – výdavok na reprezentáciu (daňovo neuznaný).